4 juin 2020

Foxstone tient ses premières assemblées générales de copropriétaires à distance

Par Laura

Digitalisation des processus en période de coronavirus

La crise sanitaire actuelle, nous a obligé à nous remettre en question, à devoir faire preuve d’innovation. Et alors que le Covid-19 continue de bouleverser le monde entier et ce, à tous les niveaux, chez Foxstone, nous avons maintenu la continuité de nos opérations, repensé notre façon de travailler en interne et surtout facilité pour nos investisseurs, l’ensemble des démarches administratives relatives à l’acquisition d’un bien immobilier.

Notre équipe s’est assurée de la bonne gestion des immeubles au quotidien, ainsi que du versement des revenus locatifs en temps et en heure et s’est efforcée de trouver de nouvelles offres à vous proposer.

Aucune assemblée générale (AG) physique n’a pu avoir lieu en période de confinement. Dans ce contexte particulier, le fait de dématérialiser ses dernières, prend tout son sens. Ainsi, après avoir entièrement digitalisé le processus de souscription à un investissement, nous avons organisé nos premières assemblées générales de copropriétaires virtuellement afin de leur permettre d’exprimer leurs voies malgré le confinement, sans avoir à se déplacer.

Participer à son assemblée générale à distance: c’est désormais possible

Chaque propriétaire a déjà vécu le désagrément de devoir se déplacer et assister à une AG qui, une fois les décisions importantes prises, s’éternise avec des débats sur des questions pas très intéressantes quant aux dépenses à entreprendre: “Faut-il refaire les boîtes aux lettres? De quelle couleur faut-il faire repeindre la cage d’escalier?…

Désormais, nous épargnons ce calvaire aux copropriétaires des immeubles sous notre gestion en tenant nos premières assemblées générales de copropriétaires entièrement digitales. 

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Un vote à distance: pour faciliter les prises de décision

Dans certaines copropriétés, le taux d’absentéisme est si élevé qu’il est parfois même difficile de réunir à une date et en un lieu convenus le nombre de copropriétaires ou leurs représentants nécessaires au bon déroulement de l’assemblée générale.

Ainsi, le vote à distance s’avère être une mesure pertinente et très innovante apportant une solution à la forte absentéisme des copropriétaires.

Cela permet à ceux d’entre eux ayant un emploi du temps chargé ou par exemple, qui ne vivent pas à proximité, de pouvoir exercer leur droit de vote sans être présent de manière physique. Sans compter, qu’actuellement, cela aurait été logistiquement compliqué de réunir physiquement l’ensemble de ces derniers.

Dans ce contexte, nous avons donc virtuellement rassemblé les copropriétaires des trois immeubles au cours du mois d’avril. Cela représente 83 personnes réparties dans plusieurs cantons (VD, GE, FR, VS, ZH). Ces AG ont connu un taux de participation de 73%.

D’autant plus que la comptabilisation numérique permet de rendre le vote plus réel et formel à la fois.

Le digital investit la gestion des copropriétés 

Ces AG se sont tenues de manière dématérialisée et désynchronisée. C’est-à-dire que les copropriétaires ont pu y participer sans présence physique et sans avoir à se connecter à une heure précise. Elles se sont déroulées en trois étapes:

Pendant une dizaine de jours les copropriétaires ont pu consulter l’ordre du jour ainsi que les documents annexes sur leurs comptes en ligne. Il avaient également la possibilité de poser des questions et de soumettre de nouveaux points à l’ordre du jour.

Ils avaient ensuite deux jours pour voter de manière sécurisée sur les différents points ou nous faire parvenir une procuration pour le faire en leur nom.

Au terme de ces deux jours à minuit, les votes ont été enregistrés et le procès-verbal était automatiquement rédigé quelques secondes plus tard.

Notre mission consiste à démocratiser et digitaliser l’investissement immobilier en Suisse”, explique Dan Amar, CEO de Foxstone. “Il est donc primordial que chaque copropriétaire puisse exprimer sa voie et ait le sentiment d’être entendu. Mais il est tout aussi important que ce processus se déroule d’une manière simple et non contraignante. Durant la pandémie, il était impératif que les copropriétaires puissent voter sans avoir à se déplacer. Grâce à la technologie, qui fait partie de notre cœur de métier, nous leur avons apporté une solution adéquate. Nous sommes très satisfaits du fort taux de participation.

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Bien que n’étant pas initialement prévue à cet effet, cette innovation a permis aux copropriétaires de tenir leur première assemblée générale en période de confinement sans aucun risque. “Tout s’est passé de manière extrêmement claire et simple”, témoigne l’un des copropriétaires de l’immeuble d’Avenches. “J’ai reçu un email m’invitant à me connecter sur mon compte où j’ai pu m’informer des différentes questions soumises aux votes. Puis le jour du vote, j’ai reçu un autre email m’invitant à voter. Deux jours plus tard, j’avais accès à tous les résultats sur mon compte. J’ai tout fait depuis mon smartphone en quelques minutes.

Parmi les nombreux autres avantages qu’offre la dématérialisation des AG, celui de s’inscrire dans une démarche plus respectueuse de l’environnement.

Vote dématérialisée et “zéro papier”

Cette digitalisation du vote représente un outil moderne de développement durable s’inscrivant dans une démarche “zéro papier”. De plus, les copropriétaires n’ont plus besoin de se déplacer physiquement. Cela peut sembler dérisoire de mentionner cela, cependant, à plus grande échelle, ce type d’actions permet d’oeuvrer en faveur de l’environnement.

Tout comme le télétravail (permettant la réduction des voyages d’affaires au profit de la vidéoconférence), la solution du vote numérique présente donc un certain nombre d’avantages.

Nous sommes ainsi l’une des premières plateformes suisses à mettre en place un tel système de votation différé à distance, toujours dans un souci de faciliter au maximum toutes les démarches pour nos clients et partenaires.

Nous ne manquerons pas de vous tenir au courant des prochaines actions implémentées.

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